Stany lub zapasy magazynowe to zestaw materiałów i/lub towarów, które są przechowywane, niezależnie od tego, czy są przeznaczone do zakończenia procesu produkcyjnego, czy też są przeznaczone do sprzedaży klientowi. Efektywne zarządzanie zapasami magazynowymi jest wyzwaniem dla firm logistycznych lub firm posiadających magazyn lub centrum dystrybucyjne, ponieważ rentowność firmy zależy w dużej mierze właśnie od zarządzania zapasami magazynowanymi.
Znaczenie zapasów w magazynie
Gromadzenie i przechowywanie zapasów jest ważne, ponieważ, po pierwsze, zapasy pozwalają uniknąć braków produktu, z którym firma pracuje; po drugie, im więcej jednostek, tym niższy koszt jednostkowy produktu; i po trzecie, posiadanie produktu w magazynie pozwala na natychmiastową dostępność w przypadku popytu ze strony klientów.
Ponadto zarządzanie zapasami jest równie istotne jak same zapasy. Jakikolwiek brak równowagi (brak zapasów, nadmierne zapasy itp.) w ilości przechowywanych zapasów może sprawić, że firma będzie mniej konkurencyjna.
Rodzaje zapasów lub inwentarza
Zanim zajmiemy się kwestiami kluczami dla zarządzania zapasami, należy dokonać krótkiego przeglądu różnych rodzajów zapasów:
Rodzaje zapasów z perspektywy funkcjonalnej:
- Zapasy cykliczne: są to zapasy w magazynie, które zaspokajają regularny popyt przez długi okres czasu.
- Zapasy bezpieczeństwa: są to zapasy dostarczane w celu zaspokojenia nieoczekiwanego popytu lub w celu zaspokojenia popytu w wyjątkowych okolicznościach, które spowodowały problemy (np. nieoczekiwane opóźnienia).
- Zapasy sezonowe: są to zapasy produktów, których sprzedaż gwałtownie wzrasta w określonych porach roku (np. nugat pod koniec roku).
- Zapasy z odzysku: produkty, które mogą być ponownie wykorzystane w części lub w całości.
- Martwe zapasy: są to zapasy towarów, które są przestarzałe i nie mogą być ponownie wykorzystane, a zatem powinny zostać usunięte z magazynu.
- Zapasy spekulacyjne: jeśli oczekuje się, że sprzedaż określonego produktu wzrośnie w krótkim okresie, zapasy tego produktu są gromadzone przed wystąpieniem wzrostu popytu, a tym samym są przechowywane po niższych kosztach.
Stany zapasów z perspektywy operacyjnej:
- Optymalne zapasy: Optymalny poziom zapasów to taki, który zapewnia maksymalną rentowność. Innymi słowy, jest to zapas, który utrzymuje równowagę między odpowiednią reakcją na popyt a maksymalną rentownością kosztów magazynowania.
- Zerowe zapasy: jest to ilość zapasów związana z systemem zarządzania Just In Time (JIT), który charakteryzuje się obsługą na zamówienie, a tym samym minimalizacją zapasów w magazynie. Zerowe zapasy są charakterystyczne dla sektora motoryzacyjnego.
- Zapasy fizyczne: Fizyczne zapasy to liczba zapasów, które są dostępne w danym momencie w magazynie.
- Zapasy netto: jest to wynik odjęcia niezaspokojonego popytu od istniejącego zapasu w magazynie.
- Zapasy dostępne: jest to wynik dodania zapasów lub fizycznych zapasów w magazynie i zamówień w toku u dostawców pomniejszony o niezaspokojony popyt.
Zmienne w zarządzaniu zapasami
Zarządzanie zapasami obejmuje sposób, w jaki organizowane są przepływy zapasów w magazynie. Ma to ogromne znaczenie dla konkurencyjności przedsiębiorstw. Powinno być przede wszystkim zorientowane na posiadanie odpowiedniego poziomu zapasów w magazynie, aby odpowiednio zaspokoić popyt klientów przy optymalnych kosztach dla firmy.
Główne zmienne, które bezpośrednio wpływają na zarządzanie stanami lub zapasami w magazynie, są następujące:
- Planowanie i zarządzanie zakupami.
- Pożądana jakość usługi.
- Prognoza sprzedaży.
- System przechowywania produktów: znalezienie odpowiedniego przemysłowego rozwiązania magazynowego dla firm może mieć ogromne znaczenie dla zarządzania zapasami, a tym samym dla rentowności firmy. Optymalizacja przestrzeni w magazynach i centrach dystrybucyjnych odgrywa decydującą rolę.
- Czas realizacji dostawy przez dostawców.
Metody zarządzania zapasami
Są to główne systemy zarządzania zapasami wykorzystywane przez firmy logistyczne:
Metoda FIFO (First in First Out, pierwszy dostarczony do magazynu również pierwszy go opuszcza):
W systemie zarządzania zapasami FIFO pierwsze towary opuszczające półki magazynowe będą pierwszymi towarami wprowadzanymi do magazynu. Umożliwia optymalną rotację zapasów i doskonale nadaje się do przechowywania łatwo psujących się towarów.
Niektóre z regałów magazynowych zgodnych z tą metodą zarządzania to: regały paletowe przepływowe lub kompaktowy system regałów przejezdnych. System wyposażony w wózek satelitarny dla palet jest również odpowiedni dla tej metody. Aby dowiedzieć się, czy jest to właściwa metoda zarządzania zapasami dla twojego magazynu, przeczytaj więcej o zaletach systemu FIFO.
Metoda LIFO (Last In First Out, ostatni, który wchodzi, jest pierwszym, który wychodzi):
W przypadku metody zarządzania LIFO, ostatnia jednostka ładunkowa wprowadzona do magazynu będzie pierwszą, która go opuści. Jest to idealna metoda dla produktów trwałych, które nie tracą ważności ani wartości z upływem czasu. Zapasy są ułożone na regałach w łatwo dostępny sposób, a gdy trzeba uzyskać do nich dostęp, można to zrobić bez konieczności przesuwania pozostałych jednostek ładunkowych.
Regały paletowe push-back lub kompaktowe regały wjezdne (Drive in) są idealnymi rozwiązaniami do stosowania metody zarządzania zapasami LIFO w magazynie. System shuttle oferuje dużą wszechstronność i może być również stosowany w tym systemie zarządzania zapasami. Dowiedz się więcej o systemie LIFO.
Metoda zarządzania ABC:
W metodzie ABC zapasy są podzielone na trzy kategorie: A, B i C.
- Kategoria A: są to produkty o najwyższej wartości w zapasach magazynowych i dlatego wymagają największej uważności. Zwykle stanowią one 20% zapasów. Kontrola tych zapasów jest niezbędna, aby uniknąć braków magazynowych i wszystkich problemów, które mogą one powodować.
Zazwyczaj produkty te zajmują najniższe, najbardziej dostępne miejsca na regałach magazynowych.
- Kategoria B: Zgodnie z metodą zarządzania ABC, są to zapasy, które wymagają mniejszej kontroli ze strony firmy, ponieważ podlegają mniejszej rotacji, więc zazwyczaj są aktualizowane partiami, a nie jednostkami. Stanowią one około 30% zapasów magazynowych.
Są umieszczane na pośredniej wysokości w regale lub w innym, mniej centralnym obszarze magazynu.
- Kategoria C: są to artykuły o najniższej rotacji i mogą stanowić do 50% zapasów. Kontrolowanie tych zapasów jest łatwe, ponieważ prawie nie rotują.
Zazwyczaj są one uzupełniane zaraz po opuszczeniu magazynu. Zwykle zajmują wyższe półki lub inne mniej centralne obszary magazynu.
Model Just In Time (JIT):
Organizacja, która stosuje model zarządzania zapasami Just in Time (JIT), posiada odpowiednie surowce dla każdego etapu procesu produkcyjnego, przy minimalnych wymaganiach magazynowych. Wymaga to bardzo ścisłej organizacji, aby uniknąć opóźnień lub braków magazynowych. Sektor motoryzacyjny jest tego najlepszym przykładem.
Model Wilsona lub model optymalnego zamawiania:
Model zarządzania zapasami Wilsona określa wielkość zamówienia w taki sposób, aby zoptymalizować system zarządzania zapasami. Oblicza się, kiedy i w jakiej ilości należy zamówić zapas. Wzór matematyczny uwzględnia roczne zapotrzebowanie na surowiec, koszt zamówienia i koszt magazynowania.
Podsumowując, zarządzanie zapasami w magazynie ma wpływ na wydajność organizacji i istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o sposobie zarządzania przepływem towarów: rodzaj przechowywanych zapasów, zasoby do ich kontrolowania, planowanie i prognozowanie zakupów, relacje z dostawcami i pojemność magazynowa obiektów.
Koszty zarządzania zapasami magazynowymi:
Bardzo ważną zmienną, którą należy wziąć pod uwagę przy zarządzaniu zapasami lub inwentarzem w magazynie, jest koszt zarządzania zapasami dla firmy, który będzie miał bezpośredni wpływ na rentowność.
Istnieją 4 główne rodzaje kosztów zapasów:
Koszt zakupu lub nabycia:
Jest to w zasadzie kwota płacona dostawcom za każde złożone zamówienie. Ogólnie rzecz biorąc, kwota ta zostanie zmniejszona, jeśli ilość towarów jest większa, i wzrośnie, jeśli składane są mniejsze zamówienia.
Koszt zamówienia:
Kategoria ta obejmuje koszty administracyjne i zarządzania dla każdego zamówienia złożonego przez firmę.
Koszt braków magazynowych:
Koszt ten powinien obejmować przychody, które nie zostały wygenerowane przez brak możliwości zaspokojenia popytu klienta, ale brak zapasów może również wiązać się z innymi kosztami pośrednimi, które wpływają na wiarygodność firmy i potencjalne przyszłe utracone zamówienia.
Koszt utrzymania zapasów
Sam fakt posiadania produktów w magazynie wiąże się z kosztami dla firmy, w tym kosztami personelu, systemu zarządzania magazynem, instalacji systemu magazynowania, wynajmu lub zakupu magazynu i jego miesięcznych wydatków, amortyzacji i ubezpieczenia oraz ewentualnej amortyzacji przechowywanych zapasów.
