W logistyce tak zwany zapas bezpieczeństwa (określany również jako zapas zabezpieczający) to pewien poziom towarów, które muszą być przechowywane w magazynie, aby móc poradzić sobie z nieplanowanymi wahaniami popytu lub dostawy produktów.
Jak sama nazwa wskazuje, zapas bezpieczeństwa zapewnia dodatkowy poziom ochrony przed potencjalnymi problemami, które mogłyby spowodować brak równowagi w zdolności magazynu do zaspokojenia popytu klientów. Krótko mówiąc, zapasy bezpieczeństwa pomagają nam uniknąć braków magazynowych.
Dlaczego zapasy bezpieczeństwa są tak ważne dla firmy?
Znaczenie zapasów bezpieczeństwa w obecnym stuleciu, w którym złożoność łańcuchów dostaw dramatycznie wzrosła, jest bardzo duże, aby umożliwić firmom kontynuowanie normalnej działalności w obliczu nieprzewidzianych zdarzeń w ciągle zmieniającym się i nieprzewidywalnym otoczeniu.
Niektóre z najczęstszych zagrożeń, w przypadku których zapasy bezpieczeństwa stanowią element prewencyjny:
- Nieoczekiwany wzrost popytu
- Nieplanowany wzrost rotacji zapasów
- Usterki, błędy lub nieprawidłowe działanie linii produkcyjnej firmy
- Opóźnienia lub problemy w dostawie towarów przez dostawcę
- Przestoje w pracy spowodowane strajkiem, warunkami zewnętrznymi lub siłą wyższą (np. pandemią COVID-19).
Tak więc, zapasy bezpieczeństwa będą wykorzystywane w sytuacjach takich jak powyższe, gdy popyt na towary jest wyższy niż prognoza organizacji.
Termin zapas bezpieczeństwa jest silnie powiązany z punktem ponownego zamawiania, który mówi nam, przy jakim poziomie zapasów powinniśmy złożyć zamówienie u naszych dostawców. Jeśli zapas bezpieczeństwa ulegnie zmianie, punkt ponownego zamawiania również musi zostać dostosowany do tej nowej zmiennej.
Nieprawidłowe określenie poziomu zapasów bezpieczeństwa i braki magazynowe doprowadzą nie tylko do utraty sprzedaży i przychodów, ale także do znacznej utraty zaufania klientów i reputacji firmy. Dlatego tak ważne jest, aby obszar logistyki firmy przydzielił niezbędne zasoby do prawidłowego obliczenia poziomu tych zapasów.
Biorąc pod uwagę, dlaczego zapasy bezpieczeństwa są tak ważne, należy również wziąć pod uwagę, że posiadanie zapasów bezpieczeństwa ma wady, głównie związane z kosztami dla firmy związanymi z przechowywaniem, utrzymywaniem i obsługą tych dodatkowych towarów.
W związku z tym odpowiedni poziom zapasów bezpieczeństwa stanowi równowagę między posiadaniem zdolności do reagowania na nieprzewidziane zdarzenia, o których mowa powyżej, a posiadaniem zbyt wysokiego poziomu tych dodatkowych zapasów.
Jak obliczyć zapas bezpieczeństwa w magazynie?
Obliczenie i zdefiniowanie zapasu bezpieczeństwa jest kluczowe, aby wiedzieć, czy poziom zapasów nie jest zbyt niski. Aby go prawidłowo obliczyć, należy zwrócić uwagę na kilka aspektów:
- Czas dostawy firmy od momentu otrzymania nowego zamówienia
- Poziom zwykłego zapotrzebowania na zapasy bezpieczeństwa i możliwe odchylenia od niego
- Powszechne odchylenia między ustalonym a faktycznym terminem dostawy
- Pożądany procent lub wskaźnik świadczonych usług
W oparciu o te aspekty definiujemy zmienne wzoru do obliczenia zapasu bezpieczeństwa:
- MCD: Jest to maksymalny czas dostawy, jakiego możemy się spodziewać w przypadku jakichkolwiek problemów lub opóźnień
- CD: Jest to zwykły czas dostawy zamówień od naszego dostawcy.
- ŚP: Jest to średni popyt w normalnych warunkach dla danego analizowanego towaru
W ten sposób definiowana jest formuła Safety Stock (SS):
SS = (MCD-CD) * ŚP
Zapas bezpieczeństwa = (Maksymalny czas dostawy - Normalny czas dostawy) * Średni popyt
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących najlepszego rozwiązania magazynowego dla optymalizacji przechowywania zapasów magazynowych, nie wahaj się skontaktować z naszym zespołem profesjonalistów.
