Braki magazynowe są definiowane jako niezdolność firmy do zaspokojenia określonego popytu klientów z powodu braku towarów w magazynie.
Braki magazynowe są jednym z problemów, z jakimi może borykać się firma w swoim łańcuchu dostaw i mogą być spowodowane złym planowaniem wewnętrznym lub trudnymi do przewidzenia przyczynami pozostającymi poza kontrolą firmy.
Jest to poważny problem dla firm, szczególnie w tych niestabilnych czasach, który oprócz strat ekonomicznych związanych z nieobsłużonymi zamówieniami, ma również negatywne konsekwencje dla wizerunku firmy i lojalności klientów.
W związku z tym przeanalizujemy najczęstsze powody, dla których w magazynie występują braki w zapasach, wynikające z nich konsekwencje oraz wyszczególnimy, jakie dobre praktyki należy stosować, aby uniknąć lub zminimalizować ryzyko wystąpienia tych braków.
Najczęstsze przyczyny braków w magazynie
Przyczyny braków magazynowych mogą być bardzo zróżnicowane i mieć swoje źródło w wewnętrznych aspektach magazynu lub firmy, które można było lepiej zaplanować lub w zewnętrznych aspektach, będących poza zasięgiem firmy.
Niektóre z najczęstszych powodów braków magazynowych:
Nieprzewidywalny wzrost popytu
Jest to sytuacja praktycznie niemożliwa do przewidzenia, ponieważ wynika z nagłych wahań popytu, generowanych przez zmiany społeczne lub rynkowe. Przykładem takiego nieprzewidywalnego wzrostu popytu jest ten na wyroby medyczne i higieniczne wraz z nadejściem globalnej pandemii.
Są to również braki spowodowane nieoczekiwanym sukcesem konkretnego produktu lub nieoczekiwanym wzrostem sprzedaży produktów, których cena surowca wzrosła, a klienci zdecydowali się na zrobienie zapasów po aktualnej cenie sprzedaży. W takich przypadkach bardzo trudno jest uniknąć braków w magazynie.
Błąd wewnętrzny w szacowaniu popytu
W tym przypadku skupiamy się na odpowiedzialności i możliwościach obszaru logistyki firmy, aby prawidłowo zaplanować i oszacować przyszły popyt.
Biorąc pod uwagę dane z poprzednich lat oraz narzędzia statystyczne i szacunkowe, należy zdefiniować plan, który pozwoli uniknąć braków w magazynie, uwzględniający prawidłową definicją zapasu bezpieczeństwa i punkt ponownego zamawiania dla każdego towaru. Szczególną uwagę należy zwrócić na produkty o największej rotacji w magazynie.
Błędy w planowaniu, jeśli nie zostaną skorygowane, mogą prowadzić do tymczasowych lub długotrwałych braków magazynowych.
Brak komunikacji między obszarami firmy
Podobnie jak w innych aspektach działalności firmy, kluczowa jest komunikacja między różnymi jej obszarami, w tym przypadku w celu uniknięcia braków magazynowych. Obszar logistyki będzie centralnym działem, od którego będzie zależeć komunikacja z pozostałymi działami.
Zdarza się również, że braki magazynowe są spowodowane słabym przepływem informacji między działem handlowym lub sprzedaży a działem zakupów, gdzie ten pierwszy przyjmuje nadmierne zamówienia na produkty, bez wcześniejszego ich zakupu.
Problemy na wcześniejszym etapie łańcucha dostaw
Łańcuch dostaw jest złożoną siecią różnych firm i etapów, w której każdy problem na jednym etapie ma bezpośredni wpływ na kolejne etapy.
Braki magazynowe mogą być spowodowane problemami z początkową dostawą surowców, przerwami w łańcuchu produkcji towarów lub problemami w transporcie towarów z punktu produkcji do magazynu.
Niedotrzymanie warunków przez dostawców
Może dojść do sytuacji, w której przy doskonałym planowaniu popytu i wewnętrznej komunikacji między obszarami wystąpią braki magazynowe z powodu niedotrzymania warunków przez dostawców.
Mogą to być opóźnienia w dostawach, a także niedotrzymanie uzgodnionych ilości i dostarczanie mniejszej liczby jednostek.
Zły wybór metody zarządzania zapasami w magazynie
Przede wszystkim należy zastanowić się nad tymi metodami zarządzania zapasami, które ze względu na swoje dążenie do optymalizacji i redukcji zapasów w magazynie są obarczone wyższym ryzykiem uszkodzenia zapasów, takimi jak metoda Just in Time lub Zero Stock.
Metody te mają tę zaletę, że znacznie zmniejszają koszty magazynowania i obsługi, ale ryzyko wyczerpania zapasów przy niewielkim braku równowagi w planowaniu jest bardzo wysokie.
Błędy wewnętrzne w zarządzaniu zapasami
Podczas liczenia zapasów mogą wystąpić błędy ludzkie lub komputerowe, które zniekształcają dane dotyczące zapasów i prowadzą do ich braków.
Znaczenie zapasów bezpieczeństwa i punktu ponownego zamawiania
Pojęcia zapasu bezpieczeństwa i punktu ponownego zamawiania (ROP) mają bardzo bliski związek z brakami magazynowymi, ponieważ prawidłowa definicja obu tych pojęć zwiększy prawdopodobieństwo uniknięcia takich braków.
Z jednej strony, zapas bezpieczeństwa to ilość towarów, która musi być przechowywana w magazynie, aby móc pokryć potencjalne nieplanowane wahania popytu lub dostaw, a tym samym uniknąć braków magazynowych.
Z drugiej, punkt ponownego zamawiania lub punkt zamawiania odnosi się do granicznego poziomu zapasów, który wskazuje, że należy złożyć nowe zamówienie, aby nie dopuścić do wyczerpania zapasów.
Główne zagrożenia i konsekwencje braków magazynowych
Nie ulega wątpliwości, że braki magazynowe są poważnym problemem dla firmy, ale poza oczywistymi stratami istnieją jeszcze inne, drugorzędne konsekwencje, które negatywnie wpłyną na firmę.
Przedstawiamy główne zagrożenia i problemy związane z brakiem zapasów w magazynie lub centrum dystrybucyjnym firmy:
Utrata sprzedaży
Najbardziej bezpośrednią i oczywistą konsekwencją jest utrata sprzedaży, ponieważ produkt, na który jest popyt, nie jest dostępny. W perspektywie krótkoterminowej może to być główny problem, ponieważ będzie to miało bezpośredni wpływ na stabilność ekonomiczną firmy.
Potencjalne straty z tytułu rekompensaty za zakontraktowane zamówienia
Jeśli braki magazynowe uniemożliwią firmie realizację już zakontraktowanych zamówień, prawdopodobnie oprócz utraty sprzedaży będzie ona musiała ponieść dodatkowe koszty w postaci odszkodowania lub rekompensaty dla klienta za niewywiązanie się z umowy.
Jeśli brak towaru zostanie rozwiązany, a zamówienie zostanie dostarczone z opóźnieniem, może to oznaczać również konieczność zrekompensowania klientowi takiej sytuacji.
Zadowolenie klienta i możliwe straty
W perspektywie średnioterminowej najpoważniejszym problemem, który może wynikać z braków magazynowych, jest utrata zaufania i zadowolenia klientów.
Jeśli firma nie jest w stanie zaspokoić popytu klienta, będzie on zmuszony do poszukiwania produktu u konkurencji, a jeśli zostanie zaspokojony, może to spowodować trwałą utratę klienta.
W związku z tym konsekwencje przerw w dostawach wiążą się ze stratami ekonomicznymi w teraźniejszości i potencjalnymi stratami w przyszłości.
Zagrożenie dla wiarygodności i niezawodności marki
Inną kwestią związaną z satysfakcją jest utrata wiarygodności naszej firmy jeśli nie uda nam się zrealizować zakontraktowanych zamówień i spełnić oczekiwań klientów.
Jednorazowy błąd w postaci braku magazynowego może spowodować trwałą szkodę dla wizerunku marki, której naprawienie zajmie trochę czasu przy prawidłowym działaniu, wydajności dostaw i dotrzymanych terminach.
Wskazówki dotyczące unikania lub zapobiegania brakom magazynowym
Teraz, gdy znamy już główne przyczyny braków magazynowych i poważne konsekwencje, jakie mogą one mieć dla funkcjonowania magazynu i stabilności firmy, skupimy się na elementach, które należy wziąć pod uwagę, aby zmniejszyć ryzyko tych braków:
Zapas bezpieczeństwa
Jak już mówiliśmy, jest to poziom zapasów utrzymywany w celu pokrycia nieprzewidzianych zdarzeń, zmian popytu, opóźnień w dostawach od dostawców itp. Prawidłowa definicja tego poziomu zapasów może zapobiec ich wyczerpaniu w obliczu wspomnianych okoliczności.
Optymalna partia
Optymalna partia to właściwa ilość towarów zamawianych za każdym razem, gdy składane jest zamówienie, w celu jego jak największej optymalizacji. Innymi słowy, składanie dużych zamówień, aby koszty stałe każdego zamówienia były opłacalne, ale z uwzględnieniem kosztów magazynowania związanych z utrzymywaniem towarów w magazynie.
Jeśli jest to produkt o wysokim ryzyku wyczerpania zapasów ze względu na jego charakterystykę, może być wskazane zwiększenie partii zamówienia, nawet przy założeniu wyższych kosztów magazynowania.
Punkt ponownego zamawiania (ROP)
Oprócz ilości, konieczne będzie określenie okresu i częstotliwości, z jaką zamówienia będą składane u dostawców. Podobnie jak w przypadku optymalnej partii, poszukiwana jest równowaga między składaniem jak najmniejszej liczby zamówień w celu obniżenia kosztów, ale bez składania zamówień o zbyt dużej objętości, które prowadzą do zbyt wysokiego poziomu zapasów w magazynie.
Komunikacja i relacje z dostawcami
Unikanie braków w magazynie nie zależy wyłącznie od naszej firmy, bezpośrednio wpływają na to dostawcy. Wszelkie opóźnienia, odwołania lub niepowodzenia ze strony dostawców będą miały bezpośredni wpływ na zapasy naszej firmy.
W związku z tym wybór dostawców musi być dokonywany szczegółowo na podstawie szybkości ich reakcji, elastyczności i terminów dostaw. Ponadto należy pracować nad relacjami, aby osiągnąć płynną i ścisłą komunikację, która z wyprzedzeniem dostarczy informacji o możliwych opóźnieniach lub problemach z dostawami, a także zapewnić
Komunikację wewnątrz firmy
Czasami braki magazynowe są spowodowane błędami lub brakami w komunikacji wewnętrznej w firmie, które można naprawić.
Ten aspekt zależy całkowicie od organizacji firmy i jest rozwiązywany poprzez wdrożenie systemu CRM lub systemu zarządzania, za pomocą którego wszystkie działy firmy dzielą się aktualnymi informacjami
Jeśli chcesz zoptymalizować swój magazyn za pomocą odpowiedniego systemu magazynowego, maksymalnie wykorzystując dostępną przestrzeń, skracając czas i minimalizując ryzyko braków magazynowych, nie wahaj się i skonsultuj się z naszym zespołem ekspertów.
