La merma de inventario es un problema común en el almacenaje industrial que puede afectar significativamente los balances y la eficiencia de los negocios. Afortunadamente, las tecnologías avanzadas en la gestión de almacenes ofrecen métodos efectivos para monitorizar y reducir la merma.
Definición de la Merma en el Almacén
La merma en el inventario se refiere a la pérdida del valor de las existencias almacenadas debido a varios factores. Estas pérdidas pueden ocurrir en cualquier etapa de la cadena de suministro y representan la discrepancia entre el inventario registrado y el inventario real.
Causas Comunes de la Merma
Las causas de la merma en un almacén son variadas y pueden impactar significativamente la eficiencia y los costos operativos. A continuación, se explican algunas de las causas más comunes:
- Errores en la gestión del inventario: Las discrepancias en los registros de inventario pueden surgir por errores humanos durante la contabilización manual. Esto puede incluir errores de entrada de datos, conteo incorrecto de productos, o problemas en el sistema de gestión de inventarios, y pueden llevar a discrepancias entre el inventario teórico y el real, provocando decisiones incorrectas en la gestión de stocks y reabastecimiento.
- Caducidad de productos: Especialmente relevante para productos perecederos, la caducidad puede causar que los productos no sean aptos para la venta y deben ser retirados del inventario. Para estos productos se debe utilizar el sistema FIFO u otros similares.
- Recepción de mercancías defectuosas: La falta de inspección adecuada al recibir productos puede resultar en la aceptación de artículos dañados o incorrectamente etiquetados. Los problemas detectados después de la recepción pueden llevar a pérdidas, devoluciones y procesos adicionales que afectan la eficiencia operativa.
- Robos y sustracciones: Las pérdidas por robos, tanto internos como externos, son una causa significativa de merma. La falta de medidas de seguridad adecuadas puede facilitar el hurto de mercancías. La pérdida de productos por robo no solo afecta el inventario, sino también la confianza en la seguridad del almacén y puede generar costos adicionales para mejorar la seguridad.
- Manejo inadecuado de materiales: El uso incorrecto de equipos de almacenamiento y transporte puede dañar los productos. Los daños físicos pueden inutilizar productos, aumentando las pérdidas y reduciendo la disponibilidad de inventario vendible.
- Transporte ineficiente: Problemas durante el transporte, como daños por mala manipulación o condiciones inadecuadas, también contribuyen a la merma. Los daños en el transporte pueden resultar en la necesidad de reemplazar productos, devoluciones y pérdida de confianza del cliente.
Tipos de Merma
Existen varios tipos de merma en un almacén, y entenderlos es crucial para gestionarlos de manera efectiva. Los tipos de merma pueden clasificarse principalmente en merma normal y merma anormal:
- Merma normal: Pérdidas que se consideran inevitables y forman parte del proceso habitual de operación y manipulación de los productos en el almacén. Algunos ejemplos son: la evaporación en caso de productos líquidos o volátiles, el desgaste de productos que se deterioran como ciertos materiales de construcción o textiles, o la manipulación de productos que por ejemplo puede provocar el derrame de líquidos.
- Merma anormal: Pérdidas inesperadas y a menudo evitables, que suelen ser resultado de errores, accidentes o eventos inesperados. Por ejemplo, las perdidas producidas por errores administrativos a la entrada de datos, conteos incorrectos o fallos en el sistema de gestión de inventario. Otros ejemplos de estos eventos inesperados son los robos y huertos, los daños por accidentes o la recepción de productos defectuosos.
Los tipos de merma también se pueden dividir según el origen o la naturaleza de las pérdidas: merma física (daños físicos, deterioro o desaparición), merma contable (discrepancias entre inventario registrado e inventario real).
Impacto de la Merma en la Empresa
El impacto de la merma en una empresa puede ser considerable y multifacético, afectando no solo los resultados financieros, sino también la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la reputación del negocio.
Las pérdidas más visibles son las pérdidas financieras. La merma representa una pérdida directa de productos que no se pueden vender, lo que reduce los ingresos potenciales de la empresa. Además, supone gastos incurridos para reemplazar el inventario perdido, incluyendo la compra de nuevos productos y el costo de almacenamiento adicional.
Debido a la existencia de la merma, también podemos observar un aumento de costos operativos para reponer el inventario perdido y mejorar las medidas de control, además de un aumento de las primas de seguros para cubrir el riesgo de pérdida de inventario.
Por otro lado, la eficiencia se verá reducida, ya que se producirá una desviación de recursos para gestionar la merma en lugar de enfocarse en actividades productivas, lo que supondrá retrasos en la cadena de suministro, afectando a la producción y a la entrega.
La satisfacción del cliente también se verá reducida. La falta de productos disponibles puede llevar a retrasos en las entregas y por tanto los clientes estarán insatisfechos. Como es lógico, esto afectará a la reputación de la empresa.
Una mala gestión de la merma también puede tener un impacto en la planificación y la estrategia, lo que puede dificultar el cumplimiento de los objetivos marcados, además de un impacto en la sostenibilidad debido al desperdicio de productos y materiales.
Estrategias para la Reducción de la Merma
Para evitar los problemas que genera la existencia de la merma anteriormente mencionados, podemos encontrar una serie de estrategias que reducirán este obstáculo, las principales son las siguientes:
- Reconfiguración del almacén: Optimizar el diseño del almacén para facilitar el acceso y reducir el riesgo de daños. La creación de zonas de almacenamiento específicas para productos de alta rotación, productos perecederos y productos frágiles también puede ser una solución a este problema. Una buena configuración reduce el tiempo de manejo, minimiza el riesgo de accidentes y mejora la eficiencia general.
- Automatización y tecnologías avanzadas: Implementar sistemas de gestión de almacenes (WMS) que permitan un seguimiento preciso y en tiempo real de los niveles de inventario. También se pueden emplear tecnologías como RFID y códigos de barras para un control más efectivo del inventario. Con ello, se mejorará la precisión del inventario, facilita el seguimiento de productos y optimiza el flujo de trabajo.
- Formación del personal: Capacitar regularmente a los empleados en las mejores prácticas de manejo y almacenamiento de productos, así como en el uso de las tecnologías implementadas. Esto reducirá errores de manejo, mejora la eficiencia operativa y aumenta la conciencia sobre la importancia de minimizar la merma.
- Inspecciones regulares: Realizar auditorías periódicas para identificar y corregir discrepancias en el inventario. Con esta mejora, se pueden detectar y corregir las discrepancias a tiempo, mejorando la exactitud del inventario.
- Mejoras en la seguridad: Implementar medidas de seguridad robustas para prevenir robos y sustracciones.
Medición de la Merma
Medir la merma es esencial para controlar y reducir su impacto. Se puede calcular el porcentaje de merma comparando la cantidad inicial de un producto con la cantidad final después del procesamiento o almacenamiento.
Los pasos para medir la merma son los siguientes:
- Determinar la cantidad inicial de inventario: cantidad de productos en el inventario al comienzo de un periodo determinado.
- Determinar la cantidad final de inventario: es la cantidad de productos en el inventario al final del periodo seleccionado.
- Registrar las ventas y otros usos: registrar la cantidad de productos vendidos durante el periodo e incluir los productos utilizados para muestras, donaciones, o consumo interno.
- Calcular la Merma: calcular el inventario teórico, sumando al inventario inicial las compras y restando las ventas y otros usos. Tras esto, se calcula el inventario real, que consiste en hacer inventario y contar la cantidad real de productos al final del periodo.
La fórmula comúnmente utilizada para el cálculo de la merma es:
Merma = (Inventario Teórico - Inventario Real / Inventario Teórico ) x 100
Este indicador es crucial para identificar problemas en los procesos logísticos y tomar medidas correctivas.
Soluciones para Reducir la Merma
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