Una buena gestión de las existencias es una condición indispensable para el buen funcionamiento de muchas empresas, y resulta un problema para muchas de ellas. Entre las distintas formas de gestionar las existencias, el inventario permanente, también conocido como inventario perpetuo, representa una solución eficaz y vanguardista a este problema.
¿En qué consiste?
El inventario permanente es la actualización estable del inventario de mercancías en el almacén. A diferencia del inventario periódico, que es un informe manual sobre las existencias con una determinada frecuencia (por ejemplo, mensual), el inventario permanente proporciona un informe inmediato, automatizado y preciso sobre el estado actual de las existencias en cualquier momento.
El software de gestión de stocks tendrá en cuenta todos los movimientos de cada SKU (stock keeping unit), desde su llegada al almacén, con todos sus movimientos internos, hasta su salida. Este software también recopilará determinada información sobre las mercancías (valor, fecha de caducidad, ubicación en el almacén, tipo de carga, etc.). Por último, también podrá organizar todas las etapas de la gestión del almacén guiando a los operarios en sus distintas tareas. De este modo, el inventario permanente proporciona una gran cantidad de información precisa sobre cada artículo del almacén y permite tener una visión global del almacén en todo momento, guiando al mismo tiempo a los operadores logísticos.
¿Cómo se aplica?
Para aplicar el inventario permanente, primero es necesario disponer de un sistema de gestión de almacenes (SGA) adecuado. Existen varios, con distintos grados de rendimiento, y corresponde a la empresa elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Es este software el que realizará el inventario de forma automatizada, y sustituirá así al ser humano en esta tarea que requiere mucho tiempo y ocasionar errores.
Una vez instalado el software, los operarios podrán empezar a hacer inventario utilizando la tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia) con lectores de códigos de barras conectados permanentemente al software del SGA. También se requiere formación para utilizar correctamente sus numerosas funciones.
Efectos ambivalentes
Implantar el inventario permanente implica un cambio radical en la forma de gestionar el almacén y no es una decisión trivial para la empresa. Por ello, es importante considerar los aspectos tanto positivos como negativos antes de tomar esta decisión.
Las ventajas
- Ahorro de tiempo: Una de sus principales ventajas es el ahorro de tiempo que supone. El responsable de logística ya no tendrá que realizar él mismo el inventario del almacén y podrá dedicar su tiempo a otras tareas.
- Aclaración: Hay que tener en cuenta la reducción del número de errores en el recuento de existencias. Dado que el error es humano, el software de gestión de almacenes está prácticamente libre de él. De hecho, aunque pueden producirse errores, el riesgo es mucho menor que con un inventario manual periódico. Además, la información se actualiza constantemente, lo que reduce drásticamente las posibles erratas.
- Reactividad: El inventario permanente permite al responsable logístico acceder a una gran cantidad de información en tiempo real sobre su almacén, de forma sencilla e inmediata. De hecho, puede conocer en todo momento el estado de su almacén con la cantidad de existencias por ubicación, su localización, valor, naturaleza, posible fecha de caducidad, etc. Como resultado, el responsable de logística puede planificar más fácilmente las reposiciones de existencias y ser más reactivo. Por ejemplo, gracias al cálculo de la EOQ (cantidad económica de pedido) que se simplifica, esto reduce el riesgo de ruptura de existencias o de exceso de stock, que son fuente de costes adicionales y dan mala imagen a la empresa.
- Seguridad: El software de SGA puede alertarle inmediatamente si faltan mercancías. Esto lo convierte en una forma eficaz de prevenir errores o robos, y evitar los costes asociados.
Las desventajas
- Elevado coste de puesta en marcha: La implantación de un sistema de inventario permanente representa una importante inversión inicial, ya que el software de SGA adecuado para este fin es especialmente costoso. Además, su implantación puede requerir la modificación de los procesos existentes, lo que puede suponer costes adicionales de puesta en marcha. Por último, también cabe esperar costes de formación.
¿Tiene sentido el inventario permanente para todas las empresas?
El inventario permanente es una solución especialmente útil cuando hay muchos artículos diferentes en el almacén. Cuantos más artículos se almacenan, mayor es el riesgo de error. Por lo tanto, merece la pena que la empresa, con un gran stock, implante un sistema de inventario permanente que limite el riesgo de posibles errores.
Además, si las mercancías almacenadas tienen un valor importante, la seguridad que proporciona el inventario permanente puede ser un factor crucial. En efecto, el software SGA puede limitar los riesgos de robo y errores que causarían costes adicionales, como ya se ha mencionado.
Este tipo de inventario también es interesante para las empresas que almacenan productos pasajeros y fugaces. En efecto, el software SGA es capaz de tener en cuenta la fecha de caducidad de los productos e indicar a los operarios cuáles son las mercancías prioritarias para tener la menor pérdida posible. En resumen, el inventario permanente puede ser especialmente eficaz para algunas empresas.
Por lo contrario, si una empresa concede poca importancia a la exactitud del número de productos almacenados, si éstos no tienen fecha de caducidad, son de escaso valor o se encuentran en pequeñas cantidades, la aplicación del inventario permanente puede no resultar del todo idónea. Así pues, corresponde a cada empresa decidir si la inversión inicial se verá compensada por las ventajas del inventario permanente.
