Se define a la rotura o ruptura de stock como la incapacidad de una empresa para satisfacer cierta cantidad de demanda de un cliente, por tener ausencia de esa mercancía en el stock del almacén.
La rotura de stock es uno de los problemas que puede sufrir una empresa en su cadena de suministro o supply chain, y puede venir motivado por una mala planificación interna o por razones ajenas a la empresa y de compleja previsión.
Se trata de un grave problema para las empresas, más en estos años de inestabilidad, que además de suponer la pérdida económica de los pedidos no servidos, también tiene consecuencias negativas en la imagen de la empresa y la fidelización de los clientes.
Por ello, analizaremos los motivos habituales por lo que se producen las roturas de stock o existencias en un almacén, las consecuencias derivadas y detallaremos qué buenas prácticas se deben llevar a cabo para evitar o minimizar el riesgo de que ocurra.
Motivos comunes de las roturas de stock en un almacén
Los motivos para que se produzca una rotura de stock pueden ser muy diversos, teniendo su origen en aspectos internos del almacén o la empresa que se podían haber planificado mejor o en aspectos externos fuera del alcance de la empresa.
Algunos de los motivos más habituales son los siguientes:
Crecimiento imprevisible de la demanda
Se trata de una situación prácticamente imposible de prever ya que se debe a oscilaciones en la demanda repentinas, generadas por cambios sociales o del mercado. Algún ejemplo de estos crecimientos imprevisibles de la demanda, pueden ser los productos sanitarios y de higiene con el comienzo de la pandemia global.
También las roturas de stock por el éxito inesperado de un producto concreto, o el inesperado crecimiento de las ventas de productos cuya materia primera ha subido de precio y los clientes han decidido hacer acopio aprovechando el precio de venta actual. En estos casos, es muy difícil evitar las roturas de stock en el almacén.
Error interno en la estimación de la demanda
En este caso, nos centramos en la responsabilidad y la capacidad del área logística de la empresa para planificar y estimar correctamente la demanda que se producirá en el futuro.
Considerando datos de años anteriores, y herramientas estadísticas y de estimación, se debe definir un plan que evite la rotura de stock en el almacén, con la correcta definición del stock de seguridad y del punto de pedido de cada mercancía. Se deberá atender especialmente a aquellos productos con mayor rotación dentro del almacén.
Los errores en esta planificación pueden dar lugar a roturas de stock temporales, o prolongadas en el tiempo si no se corrigen.
Falta de comunicación entre áreas de la empresa
Cómo en otros aspectos de la empresa, la comunicación entre las propias áreas de la empresa es clave, en este caso para no incurrir en roturas de stock. El área de logística será el departamento central sobre el que deberá fluir la comunicación con el resto de departamentos.
Aunque también es común, la ruptura de stock por un mal flujo de información entre el área comercial o de ventas y el área de compras, cerrando los primeros pedidos de excesivas unidades de una mercancía, sin tener cerrada la compra de las mismas previamente.
Problemas en fases previas de la cadena de suministro
La cadena de suministro o supply chain es un complejo entramado de distintas empresas y fases, en el que cualquier problema en una etapa previa repercute directamente en las siguientes.
La rotura de stock en el almacén se puede producir por problemas en la fase inicial de suministro de materia primera, averías en la cadena de producción de la mercancía o problemas en el transporte de la mercancía desde el punto de fabricación hasta el almacén.
Incumplimientos de los proveedores
Puede darse la situación de que, desarrollando una planificación perfecta de la demanda, y con una comunicación interna entre áreas, suframos una rotura de existencias por un incumplimiento de los proveedores.
Pueden tratarse de incumplimientos de los plazos de entrega con retraso y también de las cantidades acordadas llegando menos unidades.
Mala elección del método de gestión de stock en el almacén
Sobre todo, considerando aquellos métodos de gestión de inventarios que por su ambición de optimización y reducción del stock o inventarios en almacén, tienen más riesgo de sufrir una rotura de stock cómo son el método Just in Time o Stock Cero.
Estos métodos tienen la ventaja de una gran reducción en los costes de almacenaje y manutención, pero los riesgos de rotura de stock con cualquier pequeño desequilibrio en la planificación son muy elevados.
Errores internos en la gestión de inventarios
En la labor de recuento de stock pueden llegar a suceder errores humanos o informáticos que distorsionen los datos de mercancía almacenada y acaban desencadenando en una rotura de stock.
La relevancia del stock de seguridad y el punto de pedido
Los términos de stock de seguridad y punto de pedido o reorden (ROP), tienen una relación muy cercana con la rotura del stock, ya que la correcta definición de ambos dificultará en gran medida que esta ruptura se produzca.
Por un lado, el stock de seguridad es la cantidad de mercancía que se debe mantener almacenado para poder cubrir potenciales variaciones no programadas en la demanda o suministro de los pedidos, y de esta forma evitar la rotura de stock.
Mientras que el punto de reorden o punto de pedido hace referencia al nivel límite de stock, que nos indica que un nuevo pedido debe ser realizado para no incurrir en roturas de inventarios.
Grandes riesgos y consecuencias de sufrir una rotura de stock en almacén
Claramente, una rotura de stock es un grave problema para una empresa, pero más allá de las evidentes pérdidas hay más consecuencias secundarias que afectarán negativamente a la empresa.
Desglosamos los grandes riesgos y problemas derivados de sufrir una ruptura de stock en el almacén o centro de distribución de la empresa:
Pérdida de ventas
La consecuencia más directa y clara, es la pérdida de las ventas no realizadas por no contar con el producto demandado. En el corto plazo, puede tratarse del principal problema, ya que afectará directamente a la estabilidad económica de la empresa.
Posibles pérdidas por compensaciones de pedidos comprometidos
Si la rotura de stock en el almacén, impide a la empresa cumplir con pedidos ya contratados y comprometidos, es probable que además de la perdida por las ventas no realizadas, deba asumir un coste extra a modo de indemnización o compensación al cliente por no cumplir lo acordado.
Si la rotura del stock se solucionase, y el pedido llegase con retraso, es posible que también se deba compensar al cliente.
Satisfacción del cliente y posible pérdida
En el medio plazo, el problema más grave en el que puede derivar una rotura de stock es en la perdida de confianza y satisfacción por parte de los clientes.
Si la empresa es incapaz de satisfacer la demanda del cliente, este se verá obligado a buscar el producto en una empresa de la competencia, y si queda satisfecho, puede derivar en la perdida definitiva de un cliente.
Por lo tanto, las consecuencias de la ruptura de stock, implican pérdidas económicas en el presente, y potenciales perdidas futuras.
Perjuicio para la credibilidad y fiabilidad de la marca
Otro asunto relacionado con la satisfacción, es la perdida de credibilidad que sufrirá nuestra empresa al incumplir pedidos cerrados y no poder cumplir con las expectativas de los clientes.
Un fallo puntual con una rotura de stock puede producir un daño a la imagen de marca duradero, y que necesitará de tiempo con un correcto funcionamiento y cumplimiento de las entregas y plazos para corregirse.
Consejos para evitar o prevenir las roturas de stock
Conociendo ya las principales causas de las roturas de stock, y las graves consecuencias que pueden llegar a suponer para el funcionamiento del almacén y la estabilidad de la empresa, nos detendremos en los elementos que debemos vigilar para reducir el riesgo de que la ruptura en nuestro nivel de existencias se produzca:
Stock de seguridad
Cómo hemos mencionado antes, este es el nivel de existencias almacenado para cubrir imprevistos, cambios en la demanda, retrasos en los envíos de los proveedores, etc. Una correcta definición de este nivel de existencias puede prevenir la rotura de stock ante estas circunstancias.
Lote óptimo
El lote óptimo hace referencia a la cantidad correcta de mercancía a solicitar cada vez que se realice un pedido, para conseguir optimizarlo al máximo. Es decir, hacer pedidos grandes para rentabilizar los costes fijos de cada pedido, pero considerando los costes de almacenaje que supondrá tener esa mercancía en almacén.
Si se trata de un producto con alto riesgo de sufrir una rotura de stock por sus características, quizás conviene aumentar el lote de pedido, aún asumiendo un mayor coste de almacenaje.
Punto de pedido o de reorden (ROP)
Además de la cantidad, habrá que definir el plazo y la periodicidad con la que vamos a solicitar los pedidos a los proveedores. Cómo en el lote óptimo, se busca un equilibrio entre hacer los menos pedidos posibles para reducir gastos, pero sin hacer pedidos de demasiado tamaño que supongan demasiado nivel de existencias en almacén.
Comunicación y relación con los proveedores
Evitar una rotura de stock en el almacén no dependerá únicamente de nuestra empresa, el papel de los proveedores afecta directamente. Cualquier retraso, cancelación o contratiempo que sufran los proveedores afectará directamente en el stock de nuestra empresa.
Por ello, la elección de los proveedores de realizarse con detalle basándonos en su capacidad de respuesta, flexibilidad y plazos de entrega. Además, se deberá trabajar la relación para conseguir tener una relación con una comunicación fluida y cercana, que permita conocer con antelación posibles retrasos o problemas de suministro.
Comunicación interna de la empresa
En ocasiones, la rotura de stock se produce por error o fallos de comunicación interna de la empresa, hecho que se puede corregir.
Este aspecto depende plenamente de la organización de la empresa, y se soluciona con la implementación de un CRM o sistema de gestión con el que todos los departamentos de la empresa compartan la misma información actualizada
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