Véritable condition sine qua non au bon fonctionnement de beaucoup d’entreprises, une bonne gestion des stocks est une problématique pour nombre d’entre elles. Parmi les différentes manières de gérer son stock, l’inventaire perpétuel représente une solution efficace et avant-gardiste pour répondre à ce problème.
En quoi cela consiste ?
L’inventaire perpétuel des stocks consiste en la mise à jour perpétuelle du suivi des marchandises présentes dans l’entrepôt. A la différence de l’inventaire périodique qui est un compte-rendu des stocks réalisé manuellement à une certaine fréquence (tous les mois par exemple), l’inventaire perpétuel permet de rendre compte de l´état actuel des stocks de manière immédiate, automatisée et précise, et ce à n’importe quel moment.
Le logiciel de gestion des stocks va prendre en compte tous les déplacements de chaque UGS (unité de gestion des stocks), de son arrivée dans l’entrepôt, avec tous ses déplacements internes, jusqu’à sa sortie. Ce logiciel va également récolter certaines informations relatives aux marchandises (valeur, date d’expiration, emplacement dans l’entrepôt, type de charge etc.) Enfin, il peut également organiser toutes les étapes de la gestion de l’entrepôt en guidant les opérateurs dans leurs différentes tâches. Ainsi, l’inventaire perpétuel fournit un grand nombre d’informations précises sur chaque marchandise présente dans l’entrepôt et permet d’avoir une vision globale de celui-ci à tout moment, le tout en guidant les opérateurs logistiques.
Comment l’appliquer ?
Pour appliquer l’inventaire perpétuel des stocks, il faut tout d’abord se munir d’un système de gestion d’entrepôt ou WMS (warehouse management system) adéquat. Il en existe plusieurs qui sont plus ou moins performant et il revient à l’entreprise de choisir le plus adapté à ses besoins. C’est ce logiciel qui va réaliser l’inventaire de manière automatisée, et donc remplacer l’Homme dans cette tâche chronophage et pouvant mener à des erreurs.
Une fois le logiciel mis en place, les opérateurs pourront commencer à réaliser l’inventaire en utilisant la technologie RFID (radio frequency identification) grâce à des lecteurs de codes-barres reliés en permanence au logiciel WMS. Une formation est également nécessaire afin d’exploiter correctement ses nombreuses fonctionnalités.
Des effets ambivalents
Mettre en place un inventaire perpétuel des stocks suppose un changement radical dans la manière de gérer l’entrepôt, et n’est pas une décision anodine pour l’entreprise. De ce fait, il est important de peser le pour et le contre avant de prendre cette décision.
Les avantages
- Gain de temps : L’un de ses principaux atouts est le gain de temps qu’il représente. En effet, le responsable logistique n’aura plus à réaliser lui-même l’inventaire de l’entrepôt et pourra consacrer son temps à d’autres tâches.
- Précision : La réduction du nombre d’erreurs dans le comptage des stocks est également à prendre en compte. L’erreur étant humaine, le logiciel de gestion d’entrepôt en est donc exempté, ou presque. En effet, bien que des erreurs puissent subvenir, le risque est bien plus faible qu’avec un inventaire périodique manuel. De plus, les informations sont actualisées en permanence ce qui réduit drastiquement tout décalage.
- Réactivité : L’inventaire perpétuel permet au responsable logistique d’avoir accès à un grand nombre d’informations en temps réel sur son entrepôt, et ce de manière simple et immédiate. En effet, celui-ci peut à tout moment connaître l’état de son entrepôt avec la quantité des stocks par emplacement, leur localisation, valeur, nature, éventuelle date limite de consommation… De ce fait, le responsable logistique peut plus facilement prévoir les réapprovisionnements en stocks et être plus réactif, par exemple grâce au calcul de la QCE (quantité de commande économique) qui se voit simplifié. Cela permet également de réduire les risques de rupture de stock ou de sur-stock qui sont vecteurs de coûts supplémentaires et qui donnent une mauvaise image de l’entreprise.
- Sécurisé: Le logiciel de WMS est capable d’alerter immédiatement si une marchandise est manquante. Il devient alors un moyen efficace de se prémunir des erreurs ou des vols et éviter les frais qui en découlent.
Les inconvénients
- Coût de départ important : La mise en place d’un système d’inventaire perpétuel représente un important investissement de départ, les logiciels de WMS adaptés à cet usage étant particulièrement coûteux. De plus, sa mise en place peut nécessiter la modification de processus déjà existants, ce qui peut signifier des coûts de départs supplémentaires. Enfin, des frais de formations sont également à prévoir.
L’inventaire perpétuel est-il judicieux pour toutes les entreprises ?
L’inventaire perpétuel est une solution particulièrement utile lorsque l’entrepôt abrite un grand nombre d’articles différents. En effet, plus il y a d’articles stockés, plus le risque d’erreur augmente. Il est alors intéressant pour l’entreprise qui possède un stock important de mettre en place un système d’inventaire perpétuel qui limiterai les risques de décalage.
De plus, si les marchandises stockées ont une valeur importante, la sécurité qu’apporte l’inventaire perpétuel peut représenter un atout considérable. En effet, le logiciel WMS peut limiter les risques de vols et d’erreurs qui entraineraient des coûts supplémentaires, comme évoqué précédemment.
Ce type d’inventaire est également intéressant pour les entreprises qui stockent des marchandises périssables. En effet, le logiciel WMS est capable de prendre en compte la date limite de conservation des produits et d’indiquer aux opérateurs quelles sont les marchandises prioritaires afin d’avoir le moins de perte possible.En somme, l’inventaire perpétuel peut s’avérer particulièrement efficace pour certaines entreprises.
Néanmoins, si une entreprise n’accorde que peu d’importance à l’exactitude du nombre de produits stockés, que ceux-ci n’ont pas de date de péremption, qu’ils soient de faible valeur ou encore en petites quantités, alors la mise en place de l’inventaire perpétuel peut ne pas être judicieuse.Ainsi, il revient à chaque entreprise de décider si l’investissement de départ sera compensé par les avantages qu’offrent l’inventaire perpétuel.
