Cuando un cliente hace un pedido a una empresa, esta debe ser capaz de enviar el pedido en un plazo y unas condiciones determinadas, por eso, cumplir con las promesas de entrega es esencial para una empresa.
Ante esta necesidad cobra importancia en logística el indicador OTIF, analizamos en que consiste, cómo calcularlo y sus ventajas.
¿Qué es OTIF?
OTIF (On Time In Full – A tiempo y completo), representa un indicador crucial de desempeño en la gestión de la cadena de suministro. Este indicador evalúa la capacidad de un proveedor para cumplir con sus compromisos de entrega, garantizando que los productos solicitados sean enviados en la cantidad requerida, dentro del plazo acordado y al destino correcto.
El indicador OTIF está siendo cada vez más utilizado por las empresas para emplear su desempeño logístico. Su popularidad se debe principalmente a que solo considera los pedidos que cumplen dos condiciones clave: ser completados correctamente y entregados puntualmente. Esto proporciona una visión integral de la calidad del servicio logístico ofrecido por la empresa.
La métrica OTIF fue originalmente creada para optimizar las operaciones de Walmart tanto en tiendas físicas como en sus canales de venta online. Esta métrica penalizaba las entregas que llegan antes o después de lo previsto.
Esta rigurosidad se debía a que la entrada de los canales de venta online obligó a Walmart a reajustar su estrategia de entrega. Pasaron de una ventana de entrega de cuatro días en 2016, a dos días en 2017 y finalmente a entregas en el mismo día a partir de 2018. Estas nuevas condiciones llevaron a Walmart a exigir a sus proveedores entregas completas y puntuales para mantener su competitividad, ya que cualquier retraso podría afectar su relación con los clientes finales. Desde septiembre de 2020, Walmart estableció como requisito que sus proveedores cumplan un 98% de cumplimiento en OTIF para evitar penalizaciones.
¿Cómo se calcula el indicador OTIF?
La métrica logística OTIF considera cuatro variables principales:
- Que el pedido contenga los artículos solicitados.
- Que el pedido incluya la cantidad de producto requerida.
- Que el pedido sea entregado en el momento acordado.
- Que el pedido se envíe a la ubicación correcta.
La fórmula es la siguiente:
OTIF (%) = (Pedidos on time, in full / Número total de entregas) x 100
En su forma más básica, “On Time” (OT) simplemente verifica si los pedidos salientes han llegado a tiempo. Mientras tanto, la parte “In Full” (IF) evalúa si se ha recibido el volumen correcto. Al medir ambos componentes juntos, obtenemos un indicador del nivel de satisfacción del cliente, siempre y cuando los pedidos lleguen en buenas condiciones a su destino.
Ventajas de aplicar la métrica OTIF
La métrica OTIF es una herramienta que proporciona información precisa sobre el rendimiento logístico de una empresa. Permite conocer de manera periódica el porcentaje de entregas realizadas puntualmente y bajo las condiciones acordadas con el cliente. Esto brinda una visión clara de la eficacia de las operaciones logísticas y ayuda a identificar áreas de mejora para garantizar la satisfacción del cliente.
Si se trabaja correctamente y se consigue monitorizar e incrementar el porcentaje de cumplimiento de la métrica OTIF, la empresa obtiene diversos beneficios:
- Mejora la satisfacción del cliente: cumplir con los plazos de entrega y las condiciones pactadas aumenta la confianza del cliente y mejora su experiencia.
- Eficiencia operativa: identificar y corregir las diferencias en el proceso logístico aumenta la eficiencia y reduce los tiempos de inactividad, lo que lleva a una operación más fluida y rentable.
- Reducción de costes: al minimizar los retrasos y errores en la entrega, se reducen los costes asociados con devoluciones, reenvíos y pérdida de clientes debido a una mala experiencia.
- Mejora de la gestión de inventario: la entrega puntual y completa ayuda a mantener un inventario más preciso y a evitar la acumulación de inventario no vendido.
- Competitividad: mantener altos estándares de cumplimiento mejora la reputación de la empresa en el mercado y la posiciona como un socio confiable y competitivo para clientes y socios comerciales.
¿Cómo mejorar la métrica OTIF en la cadena de suministro?
Existen varios pasos simples que las empresas pueden seguir para mejorar sus indicadores OTIF.
La capacidad de procesamiento de pedidos es uno de los aspectos más críticos para mejorar estas métricas. Esto implica la habilidad para recibir, procesar y satisfacer los pedidos de los clientes de manera eficiente y completa, dentro de los plazos establecidos.
Es importante que las empresas mantengan sus sistemas de procesamiento de pedidos actualizados y capaces de manejar grandes volúmenes de solicitudes.
Las capacidades logísticas también son esenciales, implicando la habilidad de la empresa para transportar eficientemente los bienes de un punto a otro. Esto abarca la gestión de inventario, la selección de almacenes y centros de distribución, el control de pedidos etc. Además, contar con los sistemas de comunicación confiables es fundamental para mantener a los clientes informados sobre el estado de sus pedidos.
Es importante que las empresas se dediquen a proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes. Esto implica mantener tiempos de respuesta ágiles, ofrecer soluciones flexibles, adoptar una actitud proactiva en la resolución de problemas y esforzarse continuamente por superar las expectativas del cliente.
Al seguir estos pasos, las empresas pueden mejorar considerablemente sus puntajes OTIF y, como resultado, impactar positivamente en su resultado final.
OTIF, eficiencia en la logística
Un alto índice de OTIF refleja un servicio logístico eficiente y competitivo, ya que la satisfacción del cliente aumenta cuando los pedidos se entregan de acuerdo con las condiciones establecidas y en el plazo acordado. Por esta razón, cada vez más empresas utilizan esta métrica no solo para evaluar su propia eficiencia logística, sino también la de sus proveedores.
Sin embargo, en un entorno de comercio omnicanal, la gestión manual de pedidos dificulta el éxito de la métrica OTIF. En estos casos, la implementación de un software de gestión de almacenes puede marcar la diferencia, ya que automatiza la gestión de mercancías, asegura la trazabilidad del producto y garantiza el control sobre el inventario.
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