El stock o inventario de existencias es el conjunto de materiales y/o mercancías que se almacenan, ya sean destinados a completar el proceso productivo o tengan como destino la venta al cliente. La gestión eficiente del stock de un almacén es un reto para las empresas logísticas o que cuentan con un almacén o centro de distribución, puesto que de la gestión de inventarios de las existencias almacenadas dependerá en gran medida la rentabilidad del negocio.
La importancia del stock en un almacén
La acumulación y almacenamiento de existencias es importante porque, en primer lugar, el stock evita la escasez del producto con el que trabaja la empresa; en segundo lugar, a más unidades, menor coste unitario del producto generalmente; y en tercer lugar, tener almacenado el producto permite una disponibilidad inmediata de cara a la demanda del cliente.
Asimismo, la gestión de stock resulta tan sustancial como el propio stock. Y es que, cualquier desequilibrio (rotura de stock, exceso de stock, etc.) en la cantidad de existencias que se almacenen, puede restar competitividad a la empresa.
Tipos de stock o inventarios
Antes de abordar las claves de la gestión de stock, un breve repaso los diferentes tipos de stock o de inventario existentes:
Tipos de stock desde la perspectiva funcional:
- Stock de ciclo: se trata del stock de un almacén para dar respuesta a la demanda habitual durante un largo plazo de tiempo.
- Stock de seguridad: se trata de las existencias provistas para atender demandas inesperadas o poder atender la demanda en circunstancias excepcionales que hayan causado problemas (por ejemplo, retrasos inesperados).
- Stock de temporada: se trata del stock estacional para productos con ventas que se incrementan de forma aguda en épocas determinadas (ejemplo: el turrón a final de año).
- Stock de recuperación: son aquellos productos que pueden ser reutilizados en parte o en su totalidad.
- Stock muerto: son el inventario de mercancías obsoletas y que no pueden ser reutilizadas y que, por tanto, deben ser desechadas del almacén.
- Stock especulativo: si se espera que las ventas de un determinado producto vayan a incrementarse a corto plazo, se acumula el stock de ese producto antes de que ocurra el incremento de la demanda y se almacena, de ese modo, a menor coste.
Tipos de stock desde la perspectiva operativa:
- Stock óptimo: El nivel de stock óptimo son las existencias que nos ofrecen la máxima rentabilidad. O dicho de otra forma, es el stock que mantiene el equilibrio entre una adecuada respuesta a la demanda y una rentabilizada máxima de los costes de almacenaje.
- Stock cero: es la cantidad de stock asociada al sistema de gestión Just In Time (JIT), que se caracteriza en servir bajo pedido, y por tanto minimizar el inventario de existencias en almacén. El stock cero es característico del sector de automoción.
- Stock físico: El stock físico es el número de existencias que se encuentran disponibles en un momento determinado en el almacén.
- Stock neto: es el resultado de restar al stock existente en el almacén a la demanda no satisfecha.
- Stock disponible: es el resultado de sumar al inventario o stock físico en el almacén y los pedidos en curso a proveedores menos la demanda insatisfecha.
Variables en la gestión de stock
La gestión del stock comprende la forma de organizar los flujos de existencias en el almacén. Es de gran importancia para la competitividad de las empresas. Debe estar primordialmente orientado a disponer de un nivel de stock adecuado en almacén para hacer frente a la demanda del cliente de forma competente a un coste óptimo para la empresa.
Las variables que afectan directamente a la gestión de stock o inventarios de un almacén son principalmente estas:
- Planificación y gestión de las compras.
- La calidad del servicio deseada.
- La previsión de ventas.
- El sistema de almacenaje de los productos: encontrar la solución de almacenamiento industrial idónea para las empresas puede marcar la diferencia en la gestión de stock, y por tanto, de la viabilidad del negocio. La optimización del espacio de los almacenes y centros de distribución juega un papel decisivo.
- El plazo de entrega de los proveedores.
Métodos de gestión de inventarios
Estos son los principales sistemas de gestión de inventarios o stock que emplean las empresas de logística:
Método FIFO (First in, First Out):
Con el sistema de gestión de stock tipo FIFO las primeras mercancías en salir de las estanterías del almacén serán las primeras que entraron. Permite una óptima rotación de stock y se adapta perfectamente al almacenamiento de productos perecederos.
Algunas de las estanterías industriales que se ajustan a este método de gestión son las estanterías dinámicas para palets o el sistema compacto drive through. El sistema con shuttle para palets también se adapta a este método. Para saber si este el método adecuado para la gestión de stock de tu almacén, infórmate sobre las ventajas del sistema FIFO.
Método LIFO (Last In, First Out):
En el caso del método de gestión de inventarios tipo LIFO, la última unidad de carga en entrar al almacén será la primera en salir del mismo. Se trata de un método ideal para productos no perecederos, que ni caducan ni pierden valor con el paso del tiempo. El stock se apila de forma accesible en las estanterías y cuando se necesita acceder a ella, se hace de forma fácil y sin necesidad de tener que mover el resto de las unidades de carga.
Las estanterías push-back dinámicas o estanterías compactas drive in son soluciones ideales para aplicar el método de gestión de stock LIFO en el almacén. El sistema shuttle ofrece mucha versatilidad y puede aplicarse de igual manera en este sistema de gestión de las existencias. Consulta más claves del sistema LIFO.
Método de gestión ABC:
En el método de gestión de stock ABC, las existencias se clasifican en tres categorías: A, B y C.
- Categoría A: son los productos de mayor valor del inventario de existencias y, en consecuencia, requieren mayor vigilancia.Suelen ocupar el 20% del stock.El control de estas existencias es fundamental para evitar roturas de stock y todos los problemas que ello puede acarrear.
Generalmente, estos productos ocupan las posiciones más bajas, de acceso más directo de las estanterías industriales.
- Categoría B: Según el método de gestión ABC,son existencias que requieren menor control por parte de la empresa, ya que rotan menos, por lo que se suele actualizar el inventario por lotes, no por unidad. Representan alrededor del 30% del stock del almacén.
Se colocan en altura intermedia en la estantería o en otra zona del almacén menos central.
- Categoría C: se trata de los artículos que menos rotación presentan y pueden llegar a alcanzar el 50% del inventario. El control de este stock es sencillo porque apenas rota.
Generalmente, se repone en cuanto sale del almacén. Suelen ocupar las zonas más altas de las estanterías u otras zonas del almacén menos céntricas.
Modelo Just In Time (JIT):
La organización que se rigen por el modelo de gestión de inventarios Just in Time (JIT) tiene las materias primas necesarias y justas para cada momento del proceso de producción, con necesidad de almacenamiento mínimas. Requiere una organización muy estricta para evitar retrasos o provocar rotura de stock. El sector de automoción es el ejemplo más claro.
Modelo de Wilson o de pedido óptimo:
El modelo de Wilson para la gestión de stock determina el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de stocks. Se calcula cuándo y en qué cantidad hay que realizar el pedido de las existencias. La fórmula matemática tiene en cuenta la demanda anual de la materia prima, el coste del pedido y el coste de almacenamiento.
Costes de la gestión del stock en almacén:
Una variable muy a tener en cuenta en la gestión del stock o inventarios de un almacén es el coste que tiene para la empresa la gestión del stock, el cual repercutirá directamente en la rentabilidad.
Se pueden diferencias 4 tipos principales de costes del stock:
Coste de compra o adquisición:
Es básicamente el importe pagado a los proveedores por cada pedido realizado. Generalmente este importe se reducirá si la cantidad de mercancía es mayor, y aumentará si se realizan pedidos pequeños.
Coste de hacer el pedido:
En esta categoría se engloban los costes administrativos y de gestión que supone cada pedido realizado por la empresa.
Coste de ruptura de stock:
En este coste se debe incluir los ingresos no generados por no haber podido satisfacer la demanda de un cliente, pero además una ruptura de stock puede implicar otro tipo de costes indirectos que afectan a la credibilidad de la empresa y a potenciales pedidos futuros perdidos.
Coste del mantenimiento del stock
El simple hecho de tener producto en stock en el almacén tiene un coste para las empresas en el que habrá que incluir los costes de personal, del sistema de gestión de almacenes, de la instalación del sistema de almacenaje, el alquiler o compra del almacén y sus gastos mensuales, las amortizaciones y seguros y la posible depreciación de las existencias almacenadas.
En conclusión, la gestión del stock de un almacén es diferencial en el rendimiento de una organización y son muchos los factores que hay tener en cuenta a la hora de decidir cómo manejar el flujo de mercancías: qué tipo de stock se tiene, recursos para controlarlo, planificación y previsión de compras, relación con proveedores y capacidad de almacenamiento de las instalaciones.
