Als Fehlbestand, auch "Stock Out" genannt, wird die Unfähigkeit eines Unternehmens bezeichnet, eine bestimmte Kundennachfrage zu befriedigen, weil die Waren im Lagerbestand nicht vorhanden sind.
Der Fehlbestand stellt in der Lieferkette eines der möglichen Probleme dar, das ein Unternehmen durch schlechte interne Planung oder aus unvorhersehbaren Gründen erleiden könnte, die sich der Kontrolle des Unternehmens entziehen.
Es geht dabei besonders in diesen von Instabilität geprägten Jahren um ein ernstes Problem für die Unternehmen, das neben dem wirtschaftlichen Verlust durch nicht erfüllte Aufträge auch negative Folgen für das Image des Unternehmens und die Kundentreue zur Folge hat.
Aus diesem Grund werden im Folgenden die häufigsten Gründe für das Auftreten von Fehlbeständen oder Stock-Outs in einem Lager untersucht, sowie die sich daraus ergebenden Folgen analysiert, um dann zu erläutern, welche bewährten Verfahren angewendet werden sollten, um dieses Risiko zu vermeiden oder zu minimieren.
Die häufigsten Gründe für Fehlbestände am Lager
Die Gründe für Fehlbestände können sehr vielfältig sein und sind einerseits auf interne Aspekte des Lagers oder Unternehmens zurückzuführen wie beispielsweise eine mangelhafte Planung oder auf externe Aspekte, die außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens liegen.
Einige der häufigsten Gründe sind:
Unvorhersehbares Ansteigen der Nachfrage
Eine ansteigende Nachfrage ist fast nicht vorhersehbar, da sie auf plötzlichen Nachfrageschwankungen aufgrund gesellschaftlicher oder marktbedingter Veränderungen beruht. Ein Beispiel für solch einen unvorhersehbaren Anstieg der Nachfrage wären die Gesundheits- und Hygieneprodukte zu Beginn der weltweiten Pandemie.
Fehlbestände können jedoch auch aufgrund des unerwarteten Erfolgs eines bestimmten Produkts oder des unerwarteten Absatzanstiegs von Produkten auftreten, deren Rohstoffe sich verteuert haben und deren Kunden sich dazu entschieden haben, sich zum aktuellen Verkaufspreis einzudecken. In diesen Fällen ist es sehr schwierig, Engpässe am Lager zu vermeiden.
Interner Schätzungsfehler der Nachfrage
An diesem Punkt wollen wir uns mit der Verantwortung und der Fähigkeit des Logistikbereichs des Unternehmens befassen, die kommende Nachfrage richtig zu planen und einzuschätzen.
Dazu müssen Daten aus den Vorjahren sowie der Statistik- und Schätzungsinstrumente herangezogen werden und es muss ein zur Vermeidung von Fehlbeständen vorgesehener Plan festgelegt werden, in dem der Sicherheitsbestand und der Bestellpunkt für jede Ware korrekt definiert werden muss. Dabei sollten besonders die Produkte mit hohem Warenumschlag im Lager berücksichtigt werden.
Fehler bei dieser Planung können zu zeitweiligen oder, sofern sie nicht korrigiert werden, auch zu dauerhaften Stockouts führen.
Mangelnde Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen
Um Fehlbestände zu vermeiden spielt die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen, wie auch in anderen Bereichen des Unternehmens, eine wesentliche Rolle. Dabei kommt dem Logistikbereich, über den die Kommunikation mit den übrigen Abteilungen fließen muss, eine zentrale Bedeutung zu.
Häufig führt aber auch ein schlechter Informationsfluss zwischen dem Handels- oder Verkaufs- und dem Einkaufsbereich zu Fehlbeständen, indem ersten Bestellungen für zu viele Einheiten eines Produkts abgeschlossen werden, ohne dass zuvor der Kauf dieser Einheiten aktenkundig vereinbart worden wäre.
Probleme in vorhergehenden Phasen der Lieferkette
Die Lieferkette oder Supply Chain stellt ein komplexes Zusammenspiel verschiedener Unternehmen und Phasen dar, in dem jedes Problem einer vorangegangenen Etappe sich unmittelbar auf die folgenden auswirkt.
Ein Fehlbestand am Lager kann ebenso auf Probleme in der Anfangsphase bei der Lieferung von Rohmaterial zurückzuführen sein, wie durch Störungen in der Fertigungskette oder Probleme beim Transport der Waren vom Produktionsstandort zum Lager.
Versäumnisse von Lieferanten
Es kann zu Situationen kommen, in denen trotz optimaler Bedarfsplanung und interner Kommunikation unter den verschiedenen Bereichen das Versäumnis eines Lieferanten zu Stockouts führt.
Dabei kann es sich um verzögerte Lieferungen handeln, aber auch um die Nichteinhaltung zugesagter Mengen, wenn beispielsweise weniger Einheiten als vereinbart geliefert werden.
Ungeeignete Wahl der Lagerverwaltungsmethode
Das ist vor allem bei denjenigen Bestandsmanagementmethoden entscheidend, bei denen aufgrund des Anspruchs, den Lagerbestand so weit wie möglich zu optimieren und zu reduzieren, ein höheres Risiko möglicher Bestandsausfälle eingegangen wird, wie z. B. bei der Just-in-Time-Methode oder dem Nullbestand.
Diese Methoden haben zwar den Vorteil, dass sie die Lager- und Wartungskosten erheblich senken können, beinhalten aber gleichzeitig das hohe Risiko, dass es bei jeder kleinen Planungsabweichung zu einem Fehlbestand kommen könnte.
Innerbetriebliche Fehler bei der Bestandsverwaltung
Bei der Bestandsaufnahme können auch menschliche oder computergestützte Fehler auftreten, die die Daten der gelagerten Waren verfälschen, was schließlich zu einem Fehlbestand führen könnte.
Bedeutung von Sicherheitsbestand und Bestellpunkt
Die Begriffe Sicherheitsbestand und Bestellpunkt (ROP) stehen in engem Zusammenhang mit Versorgungsengpässen, da die korrekte Bestimmung beider Konzepte das Auftreten von Fehlbeständen deutlich unwahrscheinlicher macht.
Während der Sicherheitsbestand die Menge an Waren darstellt, die auf Lager gehalten werden muss, um mögliche ungeplante Nachfrage- und Angebotsschwankungen von Aufträgen ausgleichen und so Stock-Outs vorzubeugen zu können, bezeichnet der Bestellpunkt oder Reorder-Point (ROP) den Grenzbestand, der anzeigt, dass eine neue Bestellung aufgegeben werden muss, um Fehlbestände zu vermeiden.
Wesentliche Risiken und Folgen von Lagerfehlbeständen
Es ist einfach nachzuvollziehen, dass ein Ausfall von Lagerbeständen ein ernstes Problem für ein Unternehmen darstellt, aber abgesehen von diesen offensichtlichen Verlusten gibt es weitere indirekte Folgen, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken.
Im Folgenden werden die wichtigsten Risiken und Probleme ausgeführt, die sich aus einem Fehlbestand am Lager oder im Verteilzentrum eines Unternehmens ableiten lassen:
Umsatzverluste
Die direkteste und offensichtlichste Folge ist der Verlust von nicht erzieltem Umsatz, der dadurch entsteht, dass das nachgefragte Produkt nicht verfügbar ist. Auf kurze Sicht könnte dies das größte Problem darstellen, da es sich unmittelbar auf die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens auswirkt.
Mögliche Verluste durch Schadenersatz für nicht erfüllte Aufträge
Wenn das Unternehmen durch den Ausfall von Lagerbeständen nicht mehr in der Lage ist, bereits vertraglich vereinbarte und zugesagte Aufträge auszuführen, entstehen ihm gegebenenfalls neben dem Verlust für die nicht getätigten Verkäufe zusätzliche Kosten in Form von Schadenersatz oder Entschädigung am Kunden für die Nichterfüllung der vereinbartenLeistung.
Auch wenn das Problem des Stock-outs gelöst wird, die Lieferung jedoch verzögert erfolgt, muss der Kunde möglicherweise entschädigt werden.
Mögliche Verluste durch Kundenunzufriedenheit
Mittelfristig betrachtet, besteht das schwerwiegendste Problem, das sich aus Lieferengpässen ergeben kann, im Verlust des Vertrauens und der Zufriedenheit der Kunden.
Denn falls das Unternehmen nicht dazu imstande ist, die Nachfrage des Kunden zu befriedigen, wird sich der Kunde das Produkt gezwungenermaßen bei einem Konkurrenzunternehmen beschaffen, und falls dieses ihn zufrieden stellen kann, führt dies gegebenenfalls zum endgültigen Verlust des Kunden.
Aus diesen Gründen verursachen die Folgen von Versorgungsengpässen also nicht nur wirtschaftliche Verluste in der Gegenwart sondern verhindern auch künftige, potentielle Einnahmen.
Verlust von Image und Vertrauenswürdigkeit der Marke
Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit der Zufriedenheit ist der Verlust an Glaubwürdigkeit, den ein Unternehmen erleidet, wenn es nicht dazu in der Lage ist, abgeschlossene Aufträge oder die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.
Selbst eine einmalige Situation von Fehlbestand kann das Markenimage so nachhaltig schädigen, dass es selbst bei späterem korrekten Betrieb und pünktlicher Lieferungen bzw. Termine gewisse Zeit erfordert, das Vertrauen wiederherzustellen.
Empfehlungen zur Vermeidung oder Vorbeugung von Lieferengpässen
Nach der Ausführung der Hauptursachen für Stock-Outs und deren schwerwiegenden Folgen, die sich daraus für den Lagerbetrieb und die Stabilität des Unternehmens ergeben könnten, sollen jetzt die Aspekte behandelt werden, die zu beachten sind, um das Risiko eines Fehlbestands am Lager zu vermindern:
Sicherheitsbestand
Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um den Vorrat, der für unvorhergesehene Ereignisse, Nachfrageänderungen, Lieferverzögerungen bei den Lieferanten etc. angelegt wird. Eine korrekte Bestimmung dieses Werts kann Fehlbestände verhindern, bevor diese überhaupt entstehen können.
Optimaler Lagerbestand
Der optimale Lagerbestand gilt als gegeben, wenn für jede zu tätigende Bestellung die korrekte und optimale Menge an Waren sorgfältig bestimmt wird. Anders ausgedrückt; um die Fixkosten für jede Bestellung möglichst niedrig zu halten, müssen zwar große Bestellungen aufgegeben werden, wobei jedoch die verursachten Lagerkosten für diese Waren berücksichtigt und abgewogen werden müssen.
Bei Produkten, bei denen aufgrund ihrer Eigenschaften ein hohes Risiko der Verknappung besteht, kann es ratsam sein, die Bestellmenge zu erhöhen, auch wenn dies mit höheren Lagerkosten verbunden sein sollte.
Bestellpunkt (ROP)
Neben der Menge müssen auch der Zeitraum und die Häufigkeit festgelegt werden, mit der Bestellungen bei den Lieferanten aufgegeben werden müssen. Auch an diesem Punkt wird ein Gleichgewicht angestrebt zwischen der Erteilung möglichst weniger Aufträge zugunsten der Kosteneindämmung und zu großen Bestellmengen, die wiederum zu einem Überschuss an Lagerbestand führen könnten.
Kommunikation und Beziehung zu Lieferanten
Die Vermeidung von Fehlbeständen im Lager hängt nicht nur von unserem Unternehmen ab, sondern auch von der beeinträchtigenden Rolle der Lieferanten. Denn jede Verzögerung, jede Stornierung oder jeder Lieferausfall hat direkte Auswirkungen auf die Lagerbestände unseres Unternehmens.
Aus diesem Grund müssen die Lieferanten in Bezug auf ihre Reaktionsfähigkeit, Flexibilität und Lieferzeiten sorgfältig ausgewählt werden. Außerdem unterliegt die Beziehung ständiger Arbeit, um eine fließende und enge Kommunikation zu erreichen, die es uns ermöglicht, potentielle Verzögerungen oder Lieferprobleme im Voraus zu erkennen.
Innerbetriebliche Kommunikation
In manchen Fällen sind Fehlbestände auch auf Fehler oder Versäumnisse in der internen Kommunikation innerhalb des Unternehmens zurückzuführen, also Situationen, die behoben werden können.
Da dieser Aspekt ganz von der Organisation des Unternehmens abhängt, lässt er sich durch die Einführung eines CRM- oder Managementsystems regulieren, welches allen Abteilungen des Unternehmens dieselben aktuellen Informationen zugänglich macht.
Wenn Sie Ihr Lager mit dem geeigneten industriellen Lagersystem optimieren möchten, um den verfügbaren Platz optimal zu nutzen, den Zeitaufwand zu verringern und das Risiko von Fehlbeständen zu minimieren, können Sie sich gerne hier an unser Expertenteam wenden.
