Con el concepto de punto de pedido o punto de reorden (ROP, Reorden Point) hacemos referencia al nivel de stock de una referencia de almacén que indica la necesidad de ser reabastecida. Es decir, un nivel límite de inventarios, que nos señala que se debe realizar un nuevo pedido del mismo a nuestros proveedores para no tener roturas de stock.
El punto de reorden agrupa en su concepto el nivel de stock de seguridad y los tiempos de entrega de la mercancía por parte del proveedor, para determinar el punto limite.
Gracias a la correcta definición del punto limite de pedido, se asegura la satisfacción de la demanda hasta recibir el pedido con nuevo stock de producto.
El objetivo es, pues, conseguir un equilibrio entre los costes de la mercancía y el riesgo de rotura de stock a través de una gestión eficaz.
Limitaciones y factores a considerar para el cálculo del Reorder Point
El punto de reorden, pone en marcha el proceso de reabastecimiento del almacén o la bodega creando una red entre al stock actual, la cantidad solicitada y el total de stock disponible cuando el pedido se reciba. Si el cálculo del punto de reorden, que veremos más adelante, se realiza correctamente se dará el deseado equilibro de stock justo, sin incurrir en excesos ni roturas de stock.
Para poder realizar correctamente el cálculo, habrá que vigilar detenidamente algunos aspectos del almacén que podrían desvirtuar los datos utilizados para el cálculo:
- Correcto y estricto control de inventarios, para hacer el cálculo del ROP con datos realistas.
- Actualización de los datos de stock asegurando que no se produzcan desajustes, mediante el adecuado uso del sistema de gestión de almacén que se disponga.
- Si el proveedor es interno, la gestión del pedido y los plazos serán más fiables.
- Si el proveedor es externo, habrá que hacer un seguimiento intenso de los plazos de entrega acordados y el tiempo de preparación del mismo. Una relación directa, fluida y cercano con el proveedor será clave para que esto se cumpla.
- Tanto con proveedores internos o externos, habrá que considerar para los plazos, el tiempo que se requiere para la gestión, recepción y almacenaje de la mercancía en el almacén o centro de distribución.
Cómo todos los modelos, tiene sus limitaciones, que serán mayores o menores en función de si definimos el valor clave de la demanda como un valor fijo (como en muchos modelos teóricos clásicos) o como un valor calculado por probabilidades y estimaciones (de cálculo más complejo, pero con resultados más exactos y adaptables).
¿Cómo calcular el punto de reorden o pedido?
Para llevar a cabo el cálculo del punto de pedido o reorden, se necesita conocer los siguientes datos:
Stock de seguridad: Es el nivel de inventarios suficiente para no comprometer la operativa del almacén y no incurrir en una rotura de stock. Este stock de seguridad depende directamente de la capacidad de servicio que tiene nuestro almacén o bodega, para poder atender los pedidos recibidos a en un lapso de tiempo concreto.
Tiempo de suministro de los proveedores (interno o externos): Del inglés “lead time”, hace referencia al plazo que requiere nuestro proveedor, sea interno o externo, desde que realizamos la orden para realizar los trámites y gestionar el envío de nuestro pedido. Se trata de un elemento clave en el conjunto de la cadena de suministro. Habrá que tener en cuenta los distintos “lead time” si trabajamos con diferentes proveedores, dato que afectará directamente al cálculo del punto de reorden o pedido, y puede obligar a calcular un ROP para cada proveedor.
Consumo o demanda esperada: Es la estimación de consumo o demanda de esta mercancía concreta en un plazo específico, generalmente medido en días. Esta estimación es uno de los elementos más complejos de calcular, y cómo se ha mencionado antes puede definirse con un modelo teórico clásico o con cálculos probabilísticos.
Con estas variables se define la fórmula para obtener el punto de pedido o reorden (ROP), según lo que:
Punto de Reorden o Pedido (ROP) = Stock de Seguridad + (Tiempo de suministro del proveedor “lead time” x Consumo esperado)
El cálculo del punto de reorden idealmente se debe realizar y revisar de forma continua para tener en cuenta los cambios en los niveles de consumo o demanda, y las diferencias entre los tipos de productos, aunque hay empresas que también los realizan de forma periódica semanal o incluso mensualmente.
Con el cálculo de este punto, se pretende encontrar el nivel que equilibre el peligro de ruptura de stock frente al coste que supone adquirir y almacenar los productos.
Ejemplo práctico de cálculo del punto de pedido o reorden
Para ver de forma clara el cálculo del punto de reorden siguiendo la formula anterior, plantemos el siguiente simple ejemplo práctico:
Supongamos que la empresa ficticia SUPERCHAIR, dedicada a la distribución de sillas de oficina a través de venta online tiene una demanda de 200 unidades diarias los 7 días de la semana, con un tiempo de suministro de su proveedor de 4 días y su nivel de stock de seguridad son 50 sillas.
Con estos datos el cálculo del punto de pedido quedaría:
Punto de Pedido (ROP): 50 + (4x200) = 850
Es decir, la empresa SUPERCHAIR tendrá que realizar un nuevo pedido de sillas a su proveedor cuando el stock de su almacén o bodega únicamente tenga 850 unidades de sillas almacenadas, con esta cifra la empresa será capaz de satisfacer la demanda del producto pero optimizando los tiempos y sin incurrir en gastos extra.
